Chia sẻ kiến thức

Kỹ năng mua hàng nhập khẩu và những điểm cần lưu ý

Kỹ năng mua hàng nhập khẩu

ĐỐI VỚI NHÀ NHẬP KHẨU MỚI và NCC NHẬP KHẨU

Kiểm tra thông tin Specs – Liên hệ nhà cung cấp gửi báo giá

– Theo format báo giá của NCC yêu cầu phải kiểm tra kỹ báo giá các yêu cầu sau
– Tên vật tư, Độ dày , Quy cách , Trọng lượng , giá cả , ĐVT..
– Thời hạn Báo giá or Báo giá cho Mùa S22,F22…
– MOQ, và Surcharge cho sample và Mass production
– Chú ý : Bank Fee chi phí này chia đều cho bên bán và bên mua. Nhưng thường với Việt Nam thì Buyer sẽ chịu phí này.
– Yêu cầu nhà cung cấp cho mã HS Code để khai hàng phù hợp ( đối với vật tư đặc biệt )

Yêu Cầu NCC cung cấp đầy đủ Thông tin trước khi nhập hàng

– Giấy Phép Kinh Doanh (Business license): Sign with Seal – soft copy send by Email – Original hard copy by Empire Express ( CN, TW, HK), DHL for others.
– Giấy Chứng Thực TK Ngân Hàng ( BANK Certification ): Sign with Seal – soft copy send by Email – Original hard copy by Empire Express ( CN, TW, HK), DHL for others.
– SUPPLIER INFORMATION & LETTER OF AUTHORIZATION: Sign with Seal – soft copy send by Email – Orriginal hard copy by Empire Express ( CN,TW,HK), DHL for others
+ Chú ý phần Seller : Tên và Địa chỉ phải khớp với tên Hưởng thụ và Địa chỉ thụ hưởng – khớp với giấy phép kinh Doanh
Beneficiary Name: Tên thụ hưởng
Beneficiary Address: Địa chỉ thụ hưởng
+ Ngân hàng thụ hưởng : phải có vị trí địa lý trùng với vị trí địa lý của người hưởng thụ ( CN- CN, TW- TW, HK- HK ) ngoại trừ một số NCC chỉ đình như WWW Leather
+ Shipper : Có thể là Nhà máy SX của họ – vị trí địa lý không quan trọng

Cung cấp Báo giá

– Tuyệt đối không cung cấp báo giá cho bất cứ bộ phận nào ko liên quan ( Mua hàng, PD, Khách hàng ) chỉ cung cấp cho Costing và QTVT – nếu không có yêu cầu từ cấp quản lý
– Nhận được báo giá phải cập nhật data giá – Cung cấp ngay cho Costing để làm CBD ( Cost Break Down )
– Xác nhận báo giá giai đoạn mẫu

Cập Cập nhật Hồ sơ xin Code Vendor

– Tất cả các hồ sơ liên quan ( Giấy Phep, TT Ngân Hàng, Thư TBS, Báo Giá, Trờ Trình NCC mới )
– Tất cả vật tư phải có mã SAP trước khi Nhập hàng ( Chỉ Áp Dụng đối với Nhóm Vật Tư lên Sap )
– Không sử dụng Code : NCCVL VND

Xin Mã VT Theo BM Xin Cấp Mã

– Yêu cầu kiểm tra Giá, Mã HS , Mã gắn HS Code
– Yêu Cầu đầy đủ TT đã xin trong báo giá

Phát Hành PO cho NCC

– Tất cả dùng 1 biểu mẫu PO – phát hành từ Sourcing
– Tất cả PO phát Hành phải có Mã Sap – có thể phát hành trước – cập nhật ngay khi có thể
– PO noted: Brand, Season, Sample Stage …
– Nên tạo PO riêng biết cho Từng Brand – không nên Gom PO của các Brand lại
– Email title : Thống Nhất 1 tiêu đề khi Phát Hành PO
+ NEW SAMPLE ORDER FOR + BRAND + SAMPLE STAGE + SEASON + PO No- VENDOR NAME

Cập nhật tình Hình Vật Tư sau 1- 2 ngày sau khi phát hành PO mẫu

– Để theo dõi quản lý PO và tình hình vật tư mình đã phát hành
– Để rà xoát NC và kiểm tra lại NC tránh đặt thiếu , quên đặt
– Để Kiểm Tra PO đã Phát Hành cho NCC hay chưa , NCC đã Nhận được PO hay chưa …
– Cập nhật chi tiết Theo dõi tình hình vật tư, theo dõi đơn hàng

Nhập Hàng – Thanh Toán

– Yêu Cầu NCC Cung cấp PI ( Đối vối TT- Before ) or INV/ PL trước khi xác nhận xuất hàng ( Shipping Notice )
– Kiểm Tra tất cả Thông Tin trên PI/INV/PL
– Vui Lòng tham khảo Sheet INV Hợp lệ Những Điểm cần Chú ý
+ Invoice Tittle : Tên NCC phải Khớp với Tên Người Thụ Hưởng
+ Địa chỉ : Phải khớp với địa chỉ Người Hưởng Thụ
+ Thông tin Chi tiết vật tư – Phải có Mã SAP
+ Thông Tin Tài khoản Ngân Hàng – Đúng với hồ sơ đã trình
– Khi yêu cầu NCC gửi SHIPPING NOTICE – kiểm tra xác nhận hình Thức Ship đề nghị các bạn thực hiện yêu Cầu Sau
+ Kiểm Tra trọng lượng lo hàng < 40 kg – Hand Carry > 40 Kg Air Shipment – Tùy vào KH mẫu gấp Hay Trễ
+ Kinh Nghiệm hàng gấp – yêu Cầu NCC Take 3-5 YD ship HC – Balance Compine Air Shipment
+ Khi Phản Hồi Email – Add luôn các bộ phận liên quan để tránh sai sót khi Nhập hàng ( hãng vận chuyển ( Empire Express , TBS logistic, Phòng XNK, Tiếp nhận hàng ( Lệ ), Kho Mẫu ( Quyền, Chi ), kế toán
+ Kiểm tra giá , SL để cập nhật lại PO trên hệ thống

Cập nhật hàng nhập

Kiểm Tra màu , Dán S/W – thông báo cho NCC làm lại đối với vật tư Sai màu
Cập nhật theo dõi PO để kiểm soát tình hình vật tư , Bill, House và Thanh Toán cho NCC

Tham khảo kế hoạch đồng bộ vật tư

để tập chung hối chính xác vật tư theo kế hoạch

ĐỐI VỚI NHÀ CUNG CẤP HÌNH THỨC DOOR TO DOOR

Họ là những đơn vị gia công tại Việt Nam – Thụ Hưởng ở nước Ngoài
Bộ chứng từ Door To Door – Rất quan trọng nếu Thất lạc sẽ rất mệt – Ảnh hưởng đến XNK của cả bên bán và bên mua
Xuất nhập khẩu tại chỗ là công ty thụ hưởng nước ngoài có cty gia công tại Việt Nam. Công ty gia công Ship hàng tại Việt Nam ( 3 bên- cty thụ hưởng nước ngoài- cty gia công đại diện cty thụ hưởng nước ngoài+ bên mua hàng)
Chứng từ ngân hàng hợp lệ: hợp đồng xnktc sao y + inv + annex ( phụ kiện hợp đồng) + packing list + tờ khai + nhập kho đầy đủ
Cty thụ hưởng tại Việt Nam + giao hàng Việt Nam và xuất hóa đơn ( VAT)
Chứng từ hợp lệ : hóa đơn VAT+ Bảng kê đối chiếu công nợ nếu có+ PO + phiếu giao hàng có đống mộc vào cổng+ phiếu nhập kho .